Les solutions E-procurement sont aujourd’hui quasiment incontournables sur tous les progiciels de gestion intégrés. Couplé avec le module de gestion des achats, il permet de décentraliser la prise de commandes ou de demandes d’achats à travers une interface 100% Web, dont l’ergonomie se rapproche de celle des sites marchands. Cette similitude constitue un avantage majeur dans l’acceptation de la solution dans la mesure où elle rend l’utilisation intuitive.
L’accès aux produits ou prestations s’effectue aux travers de catalogues électroniques, dont l’accès peut être donné par utilisateurs ou profils. Ces catalogues peuvent être « hébergés » et gérés dans l’outil, ou directement accessibles sur le site du fournisseur via la fonctionnalité du « Punch out ».
Cette fonctionnalité « Punch Out » consiste à se connecter directement sur le catalogue en ligne du fournisseur à partir du portail E-procurement. L’authentification auprès du site est automatique et complètement transparente. Le demandeur accède directement au catalogue négocié.
Un des avantages principaux de ce mode de fonctionnement est l’absence de charge liée à la publication et la maintenance du catalogue (mise à jour des tarifs, des références…)
Une fois les articles sélectionnés, l’utilisateur valide son panier sur le site du fournisseur et récupère automatiquement les articles dans son panier E-procurement.
L’utilisateur peut ainsi continuer sa sélection d’articles et alimenter son panier à partir d’autres catalogues, s’il le souhaite.
Le processus en aval est ensuite géré dans l’ERP et permet de bénéficier des workflows de validation définis dans l’outil. Dès la validation, les commandes et/ou demandes d’achats sont générées dans le module Achats de l’ERP et un suivi de leur évolution par l’utilisateur est possible à partir du module E-procurement.
La mise en œuvre couplée de ces deux outils a le double avantage de réduire la charge liée aux opérations de maintenance et de mise à jour des catalogues, et de fournir aux utilisateurs une interface simple et conviviale de saisie de demande et de commandes.
Tags: ERP
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