Comme toutes les organisations, les PME sont confrontées à la croissance exponentielle du nombre de documents échangés. Cette tendance est illustrée notamment par la banalisation des échanges dématérialisés (avec par exemple la signature électronique).
Les PME ne disposant pas souvent de ressources humaines extensibles, la rationalisation de leur mode de gestion de documents constitue un enjeu important. L’objectif est de permettre aux collaborateurs d’accéder simplement et rapidement à l’information nécessaire à l’atteinte de leurs résultats. En leur permettant de se concentrer sur leurs missions, la Gestion Electronique des Documents (GED) constitue un véritable outil de réduction des coûts pour l’entreprise.
Les risques dans la conduite de ce type de projet sont nombreux. Le principal écueil est d’envisager la mise en œuvre de la GED sous des aspects plus technologiques que fonctionnels. Les gains (perçus ou réels) pour les collaborateurs peuvent être amoindris par un sentiment de complexité et de lourdeur excessive ; et les bénéfices attendus par l’entreprise n’être que partiels.
L’analyse détaillée des impacts sur les processus métiers, l’implication et l’accompagnement au plus tôt des collaborateurs permettent de lever les freins naturels au changement, et donc de faire accepter une remise en question des méthodes de travail.
La conduite du changement est le facteur principal de succès d’un projet système d’information. Cette dimension reste valable pour les projets de GED, pour les grands comptes comme les PME.
Tags: ERP, Gestion Electronique des Documents, PME, rationnalisation
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